1. PREMESSE E ALLEGATI E SCOPO DELLA PROCEDURA

L’azienda ha implementato una procedura per la raccolta, l'esame e la gestione delle segnalazioni, anche in forma anonima, che possono provenire da soggetti terzi o da personale interno al Gruppo Dreamsteam.

Tale procedura è in linea con le recenti normative introdotte dal D.Lgs. 10 marzo 2023, n. 24, che attua la Direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 23 ottobre 2019. Questa direttiva disciplina la protezione dei segnalanti di violazioni del diritto dell'Unione e contiene disposizioni per la tutela di chi segnala infrazioni normative nazionali (il cosiddetto "Decreto Whistleblowing").

Il Decreto menzionato stabilisce le misure di protezione per chi segnala infrazioni alle normative nazionali o dell'Unione Europea, che ledano l'interesse collettivo o l'integrità di un'amministrazione pubblica o di un'organizzazione privata; e ulteriore requisito è che il segnalante sia a venuto a conoscenze delle suddette infrazioni nel proprio contesto lavorativo.

Tra i documenti di riferimento che guidano l'agire di L’azienda e che trovano specifica attuazione e tutela anche attraverso la presente procedura, vi è il Codice Etico, adottato in data 13 giugno 2025. La presente procedura di whistleblowing è, pertanto, strumento complementare al Codice Etico per la promozione di una cultura aziendale improntata all'integrità e alla responsabilità.

Allegati:

1. Modulo per la segnalazione anonima
2. Informativa sul trattamento dei dati personali
3. Decreto Legislativo

Scopo della procedura

• Prevenire e contrastare illeciti e irregolarità all'interno dell’azienda.
• Fornire canali sicuri e confidenziali per effettuare segnalazioni.
• Garantire la protezione dei segnalanti da qualsiasi forma di ritorsione.
• Assicurare un'adeguata gestione e un seguito alle segnalazioni ricevute.
• Promuovere una cultura della legalità e della responsabilità.

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2. AMBITO DI APPLICAZIONE OGGETTIVO: le violazioni oggetto di segnalazione e le esclusioni

Le Violazioni segnalabili, cioè comportamenti, atti od omissioni che possono essere oggetto di segnalazione, in linea con il D.Lgs. 24/2023 sono:

• illeciti amministrativi, contabili, civili o penali ai sensi del D.Lgs. 231/2001;
• condotte illecite rilevanti ai sensi del D.Lgs. n. 231/2001 o violazioni del Codice Etico, che non rientrano nelle violazioni indicate ai punti successivi;
• illeciti che rientrano nell’ambito della normativa in materia di: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità del prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza; delle reti e dei sistemi informativi;
• Assicurare un'adeguata gestione e un seguito alle segnalazioni ricevute.
• atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’UE;
• atti od omissioni riguardanti il mercato interno, compresa la violazione di norme in materia di concorrenza e aiuti di Stato e la violazione di norme al fine di ottenere un vantaggio fiscale per la Società.

Le segnalazioni effettuate attraverso i canali previsti dalla presente procedura devono basarsi su un fondato sospetto. Ciò significa che il segnalante deve avere ragionevoli motivi per ritenere, sulla base di elementi di fatto precisi e concordanti, che le informazioni relative alla violazione segnalata siano vere e che la violazione rientri nell'ambito di applicazione oggettivo della presente procedura.

Cosa si intende per fondato sospetto:

• La segnalazione deve poggiare su elementi concreti e specifici, quali fatti direttamente osservati, documenti visionati, testimonianze attendibili o una combinazione di circostanze che, considerate nel loro insieme, inducano una persona ragionevole a sospettare il compimento di una violazione.
• Il segnalante deve agire in buona fede, con il sincero convincimento che i fatti riportati corrispondano a verità e costituiscano una potenziale violazione.
• Non è richiesto al segnalante di avere la certezza assoluta della violazione né di fornire prove inconfutabili. Il ruolo del segnalante è quello di portare all'attenzione dell’azienda elementi che meritano un approfondimento, non quello di condurre un'indagine completa.

Cosa NON costituisce un fondato sospetto:

• Mere voci o illazioni: semplici dicerie, pettegolezzi, sospetti vaghi o non circostanziati, opinioni personali non supportate da alcun elemento fattuale non sono sufficienti per costituire un fondato sospetto.
• Informazioni generiche: segnalazioni che non forniscono dettagli sufficienti per identificare i fatti, le circostanze, le persone coinvolte o il periodo in cui la presunta violazione sarebbe avvenuta potrebbero non essere considerate fondate.
• Finalità esclusivamente personali o ritorsive: segnalazioni effettuate con il solo scopo di danneggiare la reputazione altrui o per scopi di vendetta personale, in assenza di un reale e fondato sospetto di violazione, non rientrano nello spirito della normativa e potrebbero esporre il segnalante a responsabilità.

Esclusioni:

Non è possibile utilizzare il canale di segnalazione per circostanze che NON rientrano nell'ambito di applicazione della procedura di whistleblowing.

Ad esempio:

• Contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale del segnalante che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro o di collaborazione (per le quali esistono altri canali, come le funzioni HR o le rappresentanze sindacali).
• Segnalazioni manifestamente infondate, diffamatorie o calunniose.
• Segnalazioni relative a violazioni già disciplinate in via obbligatoria da atti dell'Unione Europea o nazionali.
• Segnalazioni relative alla sicurezza nazionale.

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3. AMBITO DI APPLICAZIONE SOGGETTIVO: chi può effettuare una segnalazione

I soggetti legittimati ad effettuare una segnalazione, come previsto dal D.Lgs. 24/2023, sono i seguenti:

• Lavoratori subordinati (a tempo indeterminato/determinato, full-time/part-time, apprendisti).
• Lavoratori autonomi, collaboratori, liberi professionisti e consulenti che svolgono la propria opera presso L’azienda.
• Volontari e tirocinanti, retribuiti e non retribuiti.
• Azionisti e persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza, anche di fatto, presso L’azienda.
• Ex dipendenti, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto di lavoro.
• Candidati a posizioni lavorative, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali.
• Persone che lavorano per fornitori, subappaltatori e appaltatori dell’azienda.

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4. LE SEGNALAZIONI

La presente sezione descrive le modalità attraverso cui è possibile effettuare una segnalazione di whistleblowing, le informazioni utili per garantirne l'efficacia e le tutele previste. L’azienda si impegna a gestire tutte le segnalazioni con la massima riservatezza, serietà e tempestività.

Uso prioritario del canale interno

L’azienda incoraggia fortemente l'utilizzo del canale di segnalazione interno come prima istanza. La segnalazione interna permette all’azienda di venire a conoscenza diretta e tempestiva di eventuali criticità o condotte illecite, consentendo di intervenire prontamente per verificarle, porvi rimedio e prevenire ulteriori danni. L'utilizzo del canale interno non pregiudica il diritto del segnalante di ricorrere, nelle condizioni previste dalla normativa, al canale esterno gestito dall'ANAC o alla divulgazione pubblica.

Modalità di presentazione della segnalazione

Al fine di agevolare la presentazione delle segnalazioni e garantire la massima tutela della riservatezza, L’azienda mette a disposizione i seguenti canali, gestiti in conformità con i requisiti del D.Lgs. 24/2023:

• Sezione su sito web dedicata: è disponibile una sezione online sicura e riservata, accessibile all'indirizzo https://sostenibilita.dreamsteam.it/?whistleblowing-form, che consente di effettuare segnalazioni scritte tramite la compilazione un apposito modulo.
• Email dedicata: È possibile inviare una segnalazione scritta all'indirizzo email dedicato e protetto del gestore delle segnalazioni e responsabile whistleblowing: admin@dreamsteam.it
• Incontro diretto: il segnalante può richiedere un incontro diretto con il gestore delle segnalazioni (Chiara Zampogna). La richiesta può essere avanzata tramite l'indirizzo email dedicato già citato nel punto precedente. L'incontro sarà fissato entro un termine ragionevole e si svolgerà in un luogo idoneo a garantire la riservatezza.

Tutti i canali sopra indicati sono progettati per assicurare la riservatezza dell'identità del segnalante, delle persone coinvolte o menzionate nella segnalazione, del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione.

Contenuto della segnalazione per una gestione efficace

Affinché una segnalazione possa essere gestita in modo efficace e tempestivo, si raccomanda al segnalante di fornire informazioni il più possibile chiare, complete e circostanziate. In particolare, ove disponibili e pertinenti, è utile includere i seguenti elementi:

• Una chiara e completa descrizione dei fatti oggetto della segnalazione.
• Le circostanze di tempo e di luogo in cui i fatti si sono verificati (indicando, se possibile, le date o il periodo di riferimento).
• Le generalità o altri elementi che consentano di identificare la persona o le persone a cui i fatti segnalati sono attribuibili (se note).
• L'indicazione di eventuali altri soggetti coinvolti o persone informate sui fatti.
• Le modalità con cui il segnalante è venuto a conoscenza dei fatti.
• Eventuali documenti, prove o altri elementi a sostegno della segnalazione (specificando se si è in possesso di tali documenti o dove potrebbero essere reperiti).
• L'indicazione di eventuali altri soggetti (interni o esterni all’azienda) a cui la segnalazione è già stata rivolta e l'esito di tali iniziative.
• Le proprie generalità e i recapiti per eventuali contatti e per ricevere il riscontro sull'esito della segnalazione (ferma restando la possibilità di segnalare in forma anonima, come di seguito specificato).

La mancanza di alcuni di questi elementi non impedirà la presa in carico della segnalazione, a condizione che questa contenga informazioni sufficienti per costituire un fondato sospetto (come definito al punto 2) e consentire l'avvio di un'istruttoria.

Possibilità di segnalazione anonima

L’azienda accetta e gestisce le segnalazioni pervenute in forma anonima, a condizione che queste siano sufficientemente dettagliate e circostanziate tali da consentire di identificare i fatti e avviare le necessarie verifiche. Il D.Lgs. 24/2023 accorda le massime tutele al segnalante la cui identità è nota; tuttavia, L’azienda si impegna a trattare con la dovuta attenzione anche le segnalazioni anonime che presentino un adeguato livello di dettaglio.

La piattaforma informatica dedicata è lo strumento preferenziale per le segnalazioni anonime, in quanto consente di effettuare la procedura senza rivelare la propria identità.

Si fa presente che l'impossibilità di contattare un segnalante anonimo per chiarimenti o ulteriori dettagli potrebbe rendere più complessa o, in alcuni casi, precludere l'istruttoria. Pertanto, anche in caso di segnalazione anonima, si incoraggia a fornire tutti gli elementi utili e le prove disponibili.

Qualora un segnalante anonimo decidesse in un secondo momento di rivelare la propria identità, beneficerà pienamente di tutte le tutele previste dalla normativa e dalla presente procedura.

4.1 SEGNALAZIONE INTERNA

Per assicurare un trattamento imparziale, efficace e riservato delle segnalazioni interne, L’azienda ha identificato un gestore del canale Interno. Questo ruolo è cruciale e richiede che il soggetto designato agisca con piena autonomia e indipendenza. Il gestore del canale Interno corrisponde alla figura del responsabile whistleblowing, ovvero Chiara Zampogna.

la segnalazione interna verrà gestita come di seguito descritto:

A. Ricezione della segnalazione interna:

• Per le segnalazioni che avvengono tramite la email dedicata, e quindi non anonime, si garantisce di confermare la ricezione al segnalante entro 7 giorni.
• Per le segnalazioni anonime inviate tramite piattaforma dedicata, non sarà possibile dare una conferma di ricezione al segnalante.

B. Valutazione della segnalazione interna (istruttoria):

Una volta ricevuta la segnalazione e fornito l'avviso di ricevimento al segnalante (ove possibile), il gestore del canale interno avvia la fase di valutazione e, se del caso, di istruttoria. L'obiettivo di questa fase è verificare l'ammissibilità della segnalazione e, successivamente, accertare la fondatezza dei fatti segnalati, nel pieno rispetto dei diritti di tutte le persone coinvolte.

Il gestore del canale interno procede ad una valutazione preliminare della segnalazione per verificarne l'ammissibilità, sulla base dei seguenti criteri:

• Ambito oggettivo: Il gestore verificherà che i fatti segnalati rientrino nelle tipologie di violazioni previste dalla presente procedura e dalla normativa vigente (come definite nel punto 2), e che la segnalazione sia supportata da un "fondato sospetto" e non da mere voci o illazioni.
• Ambito soggettivo: il gestore si accerterà che la segnalazione provenga da un soggetto legittimato ai sensi della presente procedura (come definito nel punto 3).
• Esclusioni: il gestore controllerà che la segnalazione non rientri manifestamente tra le materie escluse dall'ambito di applicazione della procedura.
• Manifesta infondatezza o carattere abusivo: il gestore valuterà se la segnalazione appaia ictu oculi (cioè, a prima vista e senza necessità di approfondimenti) manifestamente infondata, priva di elementi minimi di fatto, o effettuata con intento palesemente calunnioso, diffamatorio o con finalità esclusivamente emulative o di ritorsione personale. In tali casi, il gestore può disporre l'archiviazione motivata della segnalazione, dandone comunicazione al segnalante (se identificato) e, se del caso, valutando le azioni conseguenti.

Se la segnalazione supera positivamente la valutazione di ammissibilità, il gestore del canale interno avvia l'istruttoria. In caso contrario, la segnalazione può essere archiviata, con adeguata motivazione registrata nel sistema di gestione e, se del caso e possibile, comunicata al segnalante.

Processo di istruttoria

L'istruttoria è volta ad accertare la veridicità dei fatti segnalati e l'eventuale sussistenza della violazione.

• Conduzione delle indagini: l'istruttoria è condotta o coordinata direttamente dal gestore del canale interno. Quest'ultimo può avvalersi, per specifiche attività di indagine, di altre funzioni aziendali (ad esempio Funzione Legale) a seconda della natura della segnalazione, a condizione che tali funzioni garantiscano la necessaria competenza, imparzialità e riservatezza. Il personale coinvolto nell'istruttoria deve operare in assenza di conflitti di interesse, reali o potenziali, rispetto ai fatti segnalati e alle persone coinvolte.
• Raccolta delle prove: le attività istruttorie possono includere, a titolo esemplificativo e non esaustivo: analisi di documenti, esame di dati e registrazioni, acquisizione di dichiarazioni, interviste (con il segnalante, se consenziente e identificato, con eventuali testimoni, e con la persona segnalata, nel rispetto del suo diritto di difesa). Ogni attività istruttoria è condotta con la massima discrezione e nel rispetto dei principi di obiettività e imparzialità, e viene debitamente documentata.
• Riservatezza e diritti della persona segnalata: durante tutto il processo istruttorio, è garantita la massima riservatezza sull'identità della persona segnalata e sulle informazioni relative alla segnalazione, fatti salvi gli obblighi di legge e le necessità legate allo svolgimento dell'istruttoria e all'esercizio del diritto di difesa. L'identità della persona segnalata e i dettagli specifici della segnalazione sono comunicati solo ai soggetti strettamente necessari per lo svolgimento delle indagini. La persona segnalata viene informata dell'esistenza di una segnalazione a suo carico e dei relativi contenuti in un momento appropriato, che consenta l'efficace svolgimento delle indagini e, comunque, prima della conclusione dell'istruttoria, per permetterle di esercitare pienamente il proprio diritto di difesa (ad esempio, fornendo la propria versione dei fatti, documenti a discolpa, o indicando testimoni).
• Interlocuzione con il segnalante: se il segnalante non è anonimo e ha fornito i propri recapiti, il gestore del canale Interno può, qualora lo ritenga necessario od opportuno ai fini dell'istruttoria, contattarlo per richiedere chiarimenti, informazioni aggiuntive o ulteriore documentazione. Ogni interazione con il segnalante avviene mantenendo la massima riservatezza sulla sua identità, in conformità con le tutele previste. Il segnalante è tenuto a collaborare in buona fede con il gestore.
• Possibilità di avvalersi di consulenti esterni per l'istruttoria: per lo svolgimento delle attività istruttorie, specialmente in casi di particolare complessità, delicatezza o che richiedano competenze tecniche specifiche non interamente disponibili all'interno dell’azienda, il gestore del canale interno, previa eventuale autorizzazione degli organi competenti, può avvalersi del supporto di consulenti esterni (ad esempio, studi legali, società di revisione, esperti forensi, consulenti IT). Tali consulenti esterni devono essere selezionati in base a criteri di comprovata professionalità, indipendenza e devono impegnarsi contrattualmente a rispettare rigorosi obblighi di riservatezza e imparzialità, equivalenti a quelli previsti per il personale interno.

Al termine dell'istruttoria, il gestore del canale interno redige una relazione finale contenente la descrizione dei fatti accertati, le prove raccolte e le conclusioni raggiunte in merito alla fondatezza o meno della segnalazione.

C. Chiusura della segnalazione:

• Esiti possibili: archiviazione (se infondata, irrilevante, non sufficientemente circostanziata), avvio di azioni correttive, procedimenti disciplinari, denuncia alle autorità competenti.
• Obbligo di fornire un riscontro al segnalante (se non anonimo) sull'esito entro 3 mesi dalla conferma di ricezione.

D. Tempistiche della segnalazione:

Come specificato nel punto precedente, al segnalante non anonimo vengono garantiti 7 giorni per l'avviso di ricezione e 3 mesi per il riscontro sul caso.

E. Registrazione della segnalazione e conservazione:

• Tutte le segnalazioni pervenute in forma scritta (tramite la piattaforma informatica dedicata o l'indirizzo di posta elettronica riservato) vengono immediatamente protocollate in un apposito registro riservato.
• La documentazione originale (digitale o cartacea) e tutti gli eventuali allegati sono conservati in modo sicuro e protetto, con accesso strettamente limitato al personale autorizzato dal Gestore del Canale Interno.
• Viene garantita la tracciabilità della ricezione e della successiva gestione documentale, assicurando l'integrità e la confidenzialità delle informazioni.
• I documenti ed i dati relativi all’indagine verranno conservati in modo sicuro e confidenziale, per il tempo strettamente necessario e comunque non oltre 5 anni dalla data della comunicazione dell'esito finale (salvo diverse disposizioni normative o esigenze giudiziarie).

4.2 SEGNALAZIONE ESTERNA tramite canale istituito e accessibile sul sito dell’ANAC

La segnalazione esterna deve avvenire tramite il sito dell’ANAC, ovvero il canale di segnalazione esterna per il whistleblowing gestito dall'Autorità Nazionale Anticorruzione. Si tratta di un meccanismo di tutela ulteriore per il segnalante, che interviene quando il canale interno non è disponibile, non funziona correttamente o non può essere utilizzato senza rischi. L'ANAC svolge un ruolo centrale nel sistema di whistleblowing italiano, sia come gestore del canale esterno sia come autorità di vigilanza e sanzionatoria.

Il suddetto canale può venire utilizzato solo in determinate circostanze, quali, ad esempio:

• Mancanza o non conformità del canale interno: l’azienda non ha attivato un canale di segnalazione interna, oppure il canale attivato non è conforme a quanto richiesto dalla legge (ad esempio, non garantisce la riservatezza).
• Mancato seguito alla segnalazione interna: il segnalante ha già effettuato una segnalazione interna ma questa non ha avuto un seguito adeguato entro i termini previsti dalla normativa (riscontro entro 3 mesi).
• Fondato timore di ritorsioni o inefficacia della segnalazione interna: il segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, questa non verrebbe trattata efficacemente (ad esempio, per rischio di occultamento delle prove) oppure potrebbe esporlo a ritorsioni (licenziamento, mobbing, demansionamento, ecc.).
• Pericolo imminente o palese per il pubblico interesse: il segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per l'interesse pubblico (ad esempio, un grave rischio per la salute, la sicurezza o l'ambiente che richiede un intervento urgente).

Cosa fa l'ANAC?

Quando riceve una segnalazione esterna, l'ANAC:

• Rilascia un avviso di ricevimento al segnalante (di solito entro 7 giorni).
• Valuta l'ammissibilità della segnalazione.
• Svolge l'istruttoria necessaria per verificare la fondatezza dei fatti segnalati.
• Fornisce un riscontro al segnalante sull'esito dell'istruttoria (di solito entro 3 mesi, o 6 mesi in casi più complessi).
• Può trasmettere la segnalazione alle autorità competenti (giudiziaria, contabile, ecc.) se emergono profili di loro pertinenza.
• Ha poteri sanzionatori nei confronti dei soggetti che ostacolano le segnalazioni, che pongono in essere ritorsioni o che non istituiscono canali interni conformi.

4.3 DIVULGAZIONE PUBBLICA

La divulgazione pubblica è l'atto con cui il segnalante rende direttamente di pubblico dominio le informazioni sulle violazioni di cui è a conoscenza. Questo significa comunicare tali informazioni al pubblico attraverso canali come la stampa, i media, internet (inclusi i social network), o altre forme di diffusione pubblica.

La divulgazione pubblica è considerata una misura di extrema ratio, cioè un'opzione di ultima istanza. La normativa italiana sul whistleblowing (D.Lgs. 24/2023) incentiva primariamente l'uso dei canali di segnalazione interni all’azienda e, in subordine, del canale esterno gestito dall'ANAC (citato nel punto 4.2).

La divulgazione pubblica può avvenire solo se:

• Il segnalante ha previamente effettuato una segnalazione interna ed esterna (o direttamente esterna) e non ha ricevuto riscontro nei termini previsti.
• Il segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.
• Il segnalante ha fondato motivo di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto (es. occultamento o distruzione di prove, collusione tra autorità e autore della violazione).

È bene ricordare che la divulgazione pubblica è uno strumento di tutela estremo, ammesso solo in circostanze ben definite per garantire che gravi illeciti o pericoli per l'interesse pubblico possano emergere anche quando i canali istituzionali non si dimostrano efficaci o tempestivi.

In caso di uso sconsiderato o ingiustificato di tale canale, bisogna tenere presenti le seguenti conseguenze:

• Perdita delle tutele whistleblowing: si tratta della conseguenza più immediata e grave. Se la divulgazione pubblica non è giustificata ai sensi della normativa, il segnalante perde le specifiche protezioni contro le ritorsioni (come licenziamento, demansionamento, mobbing, ecc.) garantite dal D.Lgs. 24/2023. L'eventuale datore di lavoro o l’azienda potrebbero quindi intraprendere azioni ritorsive senza che queste siano considerate nulle o illecite ai sensi della normativa whistleblowing.
• Responsabilità civile: il segnalante potrebbe essere chiamato a rispondere civilmente per i danni causati dalla divulgazione impropria. Questo può includere risarcimento danni per diffamazione (informazioni divulgate, anche se ritenute vere dal segnalante, che si rivelano false e ledono la reputazione di persone fisiche o giuridiche) o per violazione di obblighi di segretezza, ad esempio per aver rivelato segreti aziendali, professionali, o dati personali in violazione del GDPR, causando un danno economico o d'immagine alL’azienda o a terzi.
• Responsabilità Penale: in alcuni casi, la divulgazione impropria potrebbe integrare fattispecie di reato, come:
  • Diffamazione (art. 595 c.p.): se si offende l'altrui reputazione comunicando con più persone.
  • Calunnia (art. 368 c.p.): se si incolpa taluno di un reato sapendolo innocente (questo è più probabile nel contesto di una denuncia formale, ma potrebbe rilevare se la divulgazione pubblica assume tali connotati).
  • Rivelazione di segreti (es. segreto d'ufficio, segreto professionale, segreti scientifici o industriali): a seconda della natura delle informazioni e della qualifica del segnalante.
  • Trattamento illecito di dati personali (in violazione del GDPR e del Codice Privacy): se vengono diffusi dati personali senza una base giuridica valida.
• Sanzioni Disciplinari: se il segnalante è un dipendente (pubblico o privato), un uso scorretto della divulgazione pubblica può portare all'avvio di un procedimento disciplinare da parte del datore di lavoro. Le sanzioni possono variare a seconda della gravità della condotta e di quanto previsto dai contratti collettivi o dai regolamenti interni, potendo arrivare fino al licenziamento per giusta causa.
• Sanzioni da parte dell'ANAC: il D.Lgs. 24/2023 prevede che l'ANAC possa irrogare sanzioni amministrative pecuniarie anche nei confronti del segnalante.

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5. TUTELA DEL SEGNALANTE

5.1 RISERVATEZZA

La garanzia della riservatezza costituisce un pilastro fondamentale della presente procedura e dell'intero sistema di whistleblowing, come delineato dal D.Lgs. 24/2023. L’azienda si impegna ad adottare tutte le misure necessarie per proteggere l'identità del segnalante, della persona coinvolta o menzionata nella segnalazione, nonché il contenuto della segnalazione stessa e la relativa documentazione.

L'identità della persona segnalante e qualsiasi altra informazione da cui possa, direttamente o indirettamente, desumersi tale identità, non possono essere rivelate a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni, senza il consenso esplicito della persona segnalante. Tale consenso deve essere preferibilmente acquisito in forma scritta o comunque documentato. Questo divieto si estende a tutti coloro che, a qualsiasi titolo, vengano a conoscenza di informazioni relative alla segnalazione. L’azienda adotta misure tecniche e organizzative appropriate per garantire che l'accesso all'identità del segnalante e alle informazioni riservate sia strettamente limitato al personale autorizzato e specificamente formato per la gestione del canale di whistleblowing.

Eccezioni all'obbligo di riservatezza sull'identità del segnalante (nel caso di segnalazioni NON anonime)

L'obbligo di riservatezza sull'identità del segnalante è derogabile esclusivamente nei seguenti casi, tassativamente previsti dalla legge e nel rispetto delle procedure ivi indicate:

• Nell'ambito di procedimenti penali: l'identità del segnalante è coperta dal segreto nei modi e nei limiti previsti dall'art. 329 del Codice di Procedura Penale Italiano (relativo al segreto investigativo). La sua rivelazione può avvenire solo se disposta dall'Autorità Giudiziaria competente, in conformità con le vigenti disposizioni processuali.
• Nell'ambito di procedimenti dinanzi alla Corte dei Conti: anche in questo contesto, la rivelazione dell'identità del segnalante può avvenire solo se disposta dall'Autorità Giudiziaria contabile competente, nel rispetto delle normative applicabili.
• Nell'ambito di procedimenti Disciplinari: la gestione della riservatezza dell'identità del segnalante nel contesto di un procedimento disciplinare avviato nei confronti della persona segnalata segue regole specifiche:
  • L'identità del segnalante non può essere rivelata se la contestazione dell'addebito disciplinare si fonda su accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla segnalazione, anche se da essa conseguenti.
  • Qualora la contestazione dell'addebito disciplinare sia fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell'identità del segnalante sia assolutamente indispensabile per la difesa della persona incolpata (il segnalato), la segnalazione sarà utilizzabile ai fini del procedimento disciplinare solo ed esclusivamente in presenza del consenso esplicito del segnalante alla rivelazione della propria identità. In assenza di tale consenso, se l'identità è indispensabile per la difesa, la segnalazione (nella sua forma che permetta l'identificazione) non potrà essere utilizzata a carico del segnalato per quella specifica parte della contestazione.

Obbligo di Informazione Preventiva al Segnalante in caso di Rivelazione

Nei casi in cui la rivelazione dell'identità del segnalante sia consentita e debba avvenire in base alle eccezioni sopra menzionate, l'ente o l'autorità che è tenuta a rivelare l'identità deve informare preventivamente per iscritto la persona segnalante. La comunicazione deve specificare i motivi della rivelazione dei dati riservati. Tale informazione preventiva al segnalante può essere omessa solo se sussistono motivi debitamente giustificati che potrebbero compromettere il buon esito delle indagini o del procedimento disciplinare o giudiziario.

In ogni caso, anche quando la rivelazione è permessa, questa sarà limitata allo stretto necessario e ai soli soggetti autorizzati nell'ambito del procedimento specifico.

5.2 DIVIETO DI RITORSIONE E MISURE DI PROTEZIONE

L’azienda si impegna a garantire un ambiente in cui tutti i soggetti tutelati dalla normativa sul whistleblowing possano effettuare segnalazioni senza timore di subire alcuna forma di penalizzazione o discriminazione. La protezione contro le ritorsioni è un principio cardine della presente procedura e un obbligo inderogabile ai sensi del D.Lgs. 24/2023.

Definizione di ritorsione

Ai sensi della normativa vigente (art. 2, comma 1, lett. m del D.Lgs. 24/2023), per "ritorsione" si intende qualsiasi comportamento, atto od omissione, anche solo tentato o minacciato, posto in essere in ragione della segnalazione interna o esterna, della denuncia all'autorità giudiziaria o contabile, o della divulgazione pubblica effettuata conformemente alla legge, e che provoca o può provocare alla persona segnalante, o ai soggetti ad essa collegati (come facilitatori, colleghi, parenti, o entità giuridiche riconducibili al segnalante), un danno ingiusto, direttamente o indirettamente.

Elenco esemplificativo di atti ritorsivi

A titolo puramente esemplificativo e non esaustivo, costituiscono atti ritorsivi, se posti in essere a causa della segnalazione:

• Il licenziamento, la sospensione o misure equivalenti;
• La retrocessione di grado o la mancata promozione;
• Il mutamento di funzioni, il cambiamento del luogo di lavoro, la riduzione dello stipendio, la modifica dell'orario di lavoro;
• La sospensione della formazione;
• Le note di merito negative o le referenze negative;
• L'adozione di misure disciplinari o di altra sanzione, anche pecuniaria;
• La coercizione, l'intimidazione, le molestie o l'ostracismo;
• La discriminazione o comunque un trattamento sfavorevole;
• La mancata conversione di un contratto di lavoro a termine in un contratto di lavoro a tempo indeterminato, laddove il lavoratore avesse una legittima aspettativa a tale conversione;
• Il mancato rinnovo o la risoluzione anticipata di un contratto di lavoro a termine;
• I danni, anche alla reputazione della persona (in particolare sui social media), o pregiudizi economici, comprese la perdita di opportunità economiche e la perdita di redditi;
• L'inserimento in elenchi negativi (c.d. "blacklisting") sulla base di un accordo settoriale o industriale, formale o informale, che possa compromettere la possibilità per la persona di trovare un'occupazione futura nel settore o nell'industria;
• La conclusione anticipata o l'annullamento del contratto di fornitura di beni o servizi;
• L'annullamento di una licenza o di un permesso;
• La richiesta di sottoposizione ad accertamenti psichiatrici o medici.

Divieto assoluto di ritorsione

L’azienda vieta e non tollera alcuna forma di ritorsione, diretta o indiretta, tentata o effettiva, nei confronti del segnalante, del facilitatore, delle persone del medesimo contesto lavorativo del segnalante, dei lavoratori autonomi, dei collaboratori, dei liberi professionisti, dei volontari, dei tirocinanti, degli azionisti e delle persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza, nonché nei confronti delle entità giuridiche che tali persone possiedono, per cui lavorano o con cui sono comunque connesse in un contesto lavorativo, in ragione della segnalazione effettuata ai sensi della presente procedura e del D.Lgs. 24/2023. Qualsiasi atto ritorsivo sarà considerato una grave violazione della presente procedura e delle policy aziendali, e comporterà l'adozione di adeguate misure disciplinari nei confronti dei responsabili, fatte salve ulteriori responsabilità di legge.

Misure di supporto al segnalante

L’azienda si impegna, nei limiti del possibile e valutando le specifiche circostanze del caso, a fornire misure di supporto ai soggetti che segnalano una violazione e che ritengano di aver subito o di essere a rischio di subire una ritorsione. Tali misure possono includere, a titolo esemplificativo:

• Consulenza e supporto psicologico, attraverso canali interni o convenzioni esterne.
• Informazioni ed orientamento su possibili tutele legali, fermo restando che L’azienda non fornisce patrocinio legale diretto per controversie personali.
• Ove richiesto dal segnalante e qualora ciò sia oggettivamente attuabile e costituisca una misura idonea a prevenire o far cessare la ritorsione, l’azienda valuterà con attenzione la possibilità di un trasferimento del segnalante ad altra sede, ufficio o a mansioni equivalenti, compatibilmente con le esigenze organizzative e produttive e senza che ciò comporti un demansionamento o una penalizzazione per il segnalante.
• Altre misure ritenute appropriate per mitigare il danno o il rischio di ritorsione, in dialogo con il segnalante.

Nullità degli atti ritorsivi

In conformità con l'art. 17, comma 2, del D.Lgs. 24/2023, gli atti di ritorsione adottati nei confronti del segnalante o degli altri soggetti tutelati sono nulli. Le persone che siano state licenziate a causa della segnalazione hanno diritto al reintegro nel posto di lavoro.

Onere della prova

Qualora un soggetto tutelato ritenga di aver subito un pregiudizio (ad esempio, un licenziamento, un demansionamento, una sanzione disciplinare) a causa della segnalazione effettuata, e instauri una controversia giudiziale o stragiudiziale, si presume che tale pregiudizio sia una ritorsione. Spetta quindi alla parte che ha adottato l'atto o il comportamento pregiudizievole (ad esempio, il datore di lavoro) dimostrare che tale atto o comportamento è fondato su ragioni oggettive e debitamente giustificate, del tutto estranee alla segnalazione, e non costituisce quindi una ritorsione.

Comunicazione delle ritorsioni all'ANAC

Il segnalante, o altro soggetto tutelato ai sensi del D.Lgs. 24/2023, che ritenga di aver subito una ritorsione a causa della segnalazione, della denuncia all'autorità giudiziaria o contabile, o della divulgazione pubblica effettuata conformemente alla legge, ha il diritto di comunicare tali fatti all'Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC). L'ANAC è competente ad accertare la natura ritorsiva degli atti, può irrogare sanzioni amministrative pecuniarie nei confronti dei responsabili, ordinare la cessazione della condotta ritorsiva e la rimozione dei suoi effetti. Tale comunicazione all'ANAC non pregiudica il diritto del segnalante di adire l'autorità giudiziaria competente.

L’azienda ribadisce il proprio impegno a creare e mantenere un ambiente di lavoro sicuro e trasparente, dove le segnalazioni possano essere effettuate in buona fede e senza timore alcuno.

5.3 LIMITAZIONI DELLA RESPONSABILITÀ PER IL SEGNALANTE

Al fine di incoraggiare la segnalazione di illeciti e garantire un'adeguata protezione a chi agisce in buona fede per l'integrità dell’azienda e l'interesse pubblico, il Decreto Legislativo 24/2023 (art. 20) prevede specifiche limitazioni alla responsabilità del segnalante, a determinate condizioni.

Condizioni per la non punibilità del segnalante

Il segnalante che effettua una segnalazione interna, una segnalazione esterna all'ANAC, una divulgazione pubblica (alle condizioni previste dalla legge) o una denuncia all'autorità giudiziaria o contabile, non è punibile ai sensi dell'art. 20 del D.Lgs. 24/2023 e non incorre in alcuna responsabilità di tipo civile, penale, amministrativo o disciplinare per quanto riguarda la rivelazione e la diffusione di determinate informazioni, a condizione che, al momento della segnalazione, della divulgazione pubblica o della denuncia, avesse fondati motivi di ritenere che la rivelazione o la diffusione delle stesse informazioni fosse necessaria per svelare la violazione e che la segnalazione, la divulgazione pubblica o la denuncia sia stata effettuata conformemente alle modalità previste dalla normativa.

Questa limitazione di responsabilità si applica specificamente quando la rivelazione o diffusione riguarda:

• Informazioni coperte dall'obbligo di segreto (diverso dal segreto professionale forense e medico e dal segreto di Stato). Ciò include, ad esempio, segreti aziendali, commerciali, industriali, scientifici o professionali.
• Informazioni relative alla tutela del diritto d'autore.
• Informazioni relative alla protezione dei dati personali (ai sensi del Regolamento UE 2016/679 - GDPR e del D.Lgs. 196/2003).

Esclusione della protezione per reati autonomi

È fondamentale sottolineare che la limitazione di responsabilità descritta al punto precedente non si applica qualora le informazioni siano state acquisite o i documenti siano stati ottenuti dal segnalante attraverso la commissione di condotte che costituiscono di per sé reato. Ad esempio, se il segnalante ha rubato documenti, si è introdotto abusivamente in un sistema informatico o ha commesso altri reati per ottenere le informazioni poi oggetto della segnalazione, egli risponderà di tali reati autonomi, anche se la successiva segnalazione dovesse risultare fondata e avvenuta nel rispetto delle procedure. La protezione riguarda l'atto della rivelazione o diffusione in sé, non le eventuali attività illecite prodromiche all'acquisizione delle informazioni.

Responsabilità del segnalante per segnalazioni diffamatorie o calunniose

Rimane ferma la responsabilità del segnalante, sia in sede penale che civile, qualora, anche con sentenza di primo grado, sia accertato che la segnalazione, la divulgazione pubblica o la denuncia all'autorità giudiziaria o contabile sia stata effettuata con dolo (cioè con la consapevolezza e la volontà di accusare falsamente o di diffamare) o con colpa grave (cioè con una negligenza macroscopica nel verificare la veridicità dei fatti segnalati, che si traducono in accuse palesemente infondate, calunniose o diffamatorie). In tali circostanze, il segnalante non solo non beneficia delle tutele contro le ritorsioni e delle limitazioni di responsabilità, ma può essere soggetto a sanzioni disciplinari da parte dell’azienda, a richieste di risarcimento danni e alle sanzioni previste dalla legge, incluse quelle pecuniarie che possono essere irrogate dall'ANAC (ai sensi dell'art. 21, comma 3, del D.Lgs. 24/2023).

L’azienda si riserva di agire nelle sedi appropriate per tutelare i propri interessi e la reputazione delle persone ingiustamente accusate a seguito di segnalazioni dolose o gravemente colpose.

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6. SANZIONI

L’azienda applicherà sanzioni nei confronti dei soggetti che mettono in atto i seguenti comportamenti:

• Ostacolo o tentativo di ostacolare la segnalazione.
• atti di ritorsione.
• violazione l'obbligo di riservatezza sull'identità del segnalante.
• Mancata adozione delle procedure conformi e delle adeguate verifiche e attività richieste successive alla ricezione delle segnalazioni.
• Invio di segnalazioni con dolo o colpa grave che si rivelano infondate, calunniose o diffamatorie.

Per quanto riguarda l’applicazione delle sanzioni si rinvia al sistema disciplinare interno (previsto dal CCNL e dal codice etico adottato dall’azienda).

Si specifica che l'ANAC ha la facoltà di irrogare sanzioni amministrative pecuniarie (da 500 a 50.000 euro a seconda della violazione).

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7. TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

L’azienda, in qualità di Titolare del Trattamento, si impegna a trattare i dati personali raccolti e gestiti nell'ambito delle procedure di whistleblowing nel pieno rispetto della normativa vigente in materia di protezione dei dati personali. La presente sezione fornisce informazioni dettagliate su come tali dati vengono trattati.

Conformità normativa

Il trattamento dei dati personali connessi alla ricezione e gestione delle segnalazioni di whistleblowing avviene in stretta conformità con le disposizioni del Regolamento (UE) 2016/679 (Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati - GDPR), del Decreto Legislativo 30 giugno 2003, n. 196 ("Codice in materia di protezione dei dati personali"), come successivamente modificato e integrato (in particolare dal D.Lgs. 10 agosto 2018, n. 101), nonché con le specifiche previsioni contenute nel Decreto Legislativo 10 marzo 2023, n. 24 ("Attuazione della direttiva (UE) 2019/1937", di seguito "D.Lgs. 24/2023"), con particolare riferimento all'art. 13 di quest'ultimo.

Finalità del trattamento

I dati personali sono trattati esclusivamente per le seguenti finalità:

• Ricevere, registrare e gestire le segnalazioni di presunte violazioni;
• Svolgere le necessarie attività di verifica e istruttoria per accertare la fondatezza dei fatti segnalati;
• Adottare le conseguenti misure correttive, disciplinari o altre sanzioni, qualora le violazioni siano accertate;
• Proteggere l'identità del segnalante e degli altri soggetti tutelati, prevenendo atti ritorsivi;
• Adempiere agli obblighi legali e regolamentari connessi alla gestione delle segnalazioni;
• Tutelare i diritti delL’azienda in sede giudiziaria, ove necessario.

Base giuridica del trattamento

La base giuridica del trattamento dei dati personali nell'ambito della procedura di whistleblowing è l'adempimento di un obbligo legale cui è soggetto il Titolare del Trattamento (ai sensi dell'art. 6, paragrafo 1, lettera c del GDPR), derivante dalle disposizioni del D.Lgs. 24/2023.

Tipologia di dati trattati

Le categorie di dati personali che possono essere trattati includono, a titolo esemplificativo e non esaustivo:

• Dati identificativi del segnalante (qualora la segnalazione non sia anonima): nome, cognome, recapiti, ruolo all'interno o in relazione all’azienda.
• Dati identificativi della persona segnalata e di eventuali altre persone coinvolte o menzionate nella segnalazione (es. testimoni): nome, cognome, ruolo, funzione.
• Informazioni e dati relativi ai fatti segnalati: descrizioni di comportamenti, eventi, circostanze di tempo e luogo, documenti o altre prove allegate che potrebbero contenere dati personali.
• Dati relativi allo stato della segnalazione e all'esito dell'istruttoria. L’azienda si impegna a trattare unicamente i dati personali strettamente necessari e pertinenti al perseguimento delle finalità sopra indicate (principio di minimizzazione dei dati). Non verranno trattate categorie particolari di dati personali (ai sensi dell'art. 9 GDPR), se non nei casi in cui ciò sia strettamente indispensabile per l'accertamento della violazione e nei limiti consentiti dalla legge.

Soggetti autorizzati al trattamento

I dati personali saranno trattati esclusivamente da personale specificamente autorizzato e formato dal Titolare del Trattamento, tenuto a rigorosi obblighi di riservatezza e confidenzialità. Tali soggetti includono primariamente il Gestore del Canale di Segnalazione e il personale eventualmente coinvolto nelle attività di istruttoria sempre nel rispetto del principio del "need-to-know" (accesso limitato ai soli dati necessari per lo svolgimento delle proprie mansioni). Eventuali fornitori esterni (ad esempio, gestori di piattaforme informatiche per le segnalazioni, consulenti esterni per l'istruttoria) saranno designati Responsabili del Trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR, con apposito accordo contrattuale.

Misure di sicurezza adottate

L’azienda adotta misure di sicurezza tecniche e organizzative adeguate per proteggere i dati personali trattati da accessi non autorizzati, perdita, distruzione, diffusione o modifica illecita, in conformità con l'art. 32 del GDPR. Tali misure includono, tra le altre, l'utilizzo di sistemi informatici protetti, procedure di accesso controllato, crittografia (ove applicabile), formazione del personale e procedure operative volte a garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati.

Periodo di conservazione dei dati

Le segnalazioni e la relativa documentazione, inclusi i dati personali in esse contenuti, sono conservate per il tempo strettamente necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell'esito finale della procedura di segnalazione, come previsto dall'art. 14 del D.Lgs. 24/2023, fatti salvi eventuali ulteriori obblighi di conservazione previsti dalla legge o la necessità di conservare i dati per un periodo più lungo in caso di contenziosi o per tutelare i diritti del Titolare del Trattamento o di terzi. Al termine del periodo di conservazione, i dati saranno cancellati in modo sicuro o resi anonimi.

Diritti degli Interessati e Relative Limitazioni

Gli interessati (persone fisiche a cui si riferiscono i dati personali, come il segnalante, il segnalato, eventuali terzi) possono esercitare i diritti previsti dagli articoli da 15 a 22 del GDPR (tra cui il diritto di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento, opposizione al trattamento), ove applicabili. Tuttavia, l'esercizio di tali diritti può subire limitazioni ai sensi dell'art. 23 del GDPR e dell'art. 2-undecies del D.Lgs. 196/2003, nonché delle specifiche disposizioni del D.Lgs. 24/2023 (art. 13, comma 4). Tali limitazioni sono necessarie per salvaguardare la riservatezza dell'identità del segnalante, l'efficacia dell'istruttoria e per prevenire ostacoli o pregiudizi alle indagini o ai procedimenti disciplinari. In particolare, i diritti della persona segnalata potrebbero essere temporaneamente differiti, limitati o esclusi finché ciò sia necessario per proteggere l'integrità dell'indagine, fermo restando il pieno esercizio del diritto di difesa una volta che tali esigenze di tutela cessino. Le richieste per l'esercizio dei diritti possono essere rivolte al Titolare del Trattamento ai recapiti sotto indicati.

Titolare del Trattamento e Responsabile della Protezione dei Dati (DPO)

Il Titolare del Trattamento dei dati personali è:

Dreamsteam Srl

Via Montenapoleone 17, Milano 20121

Email: chiara@dreamsteam.it

PEC: dreamsteam1srl@pec.it

Telefono: 0321 394096

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8. AGGIORNAMENTO

Al fine di garantirne la costante adeguatezza, efficacia e conformità rispetto al quadro normativo e alle esigenze organizzative, la presente procedura di whistleblowing è soggetta a revisione periodica. La procedura sarà altresì aggiornata ogniqualvolta se ne ravvisi la necessità, ad esempio a seguito di significative modifiche legislative o regolamentari, o a seguito di cambiamenti rilevanti nella struttura organizzativa dell’azienda.

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9. INFORMAZIONE E FORMAZIONE

L’azienda si impegna a garantire che la presente procedura sia ampiamente conosciuta e compresa. A tal fine, la procedura è resa accessibile attraverso i principali canali di comunicazione aziendale (ad esempio sito web, comunicazioni dirette, etc). Una formazione specifica e approfondita è prevista per coloro che hanno responsabilità nella gestione delle segnalazioni. L'obiettivo di queste iniziative è promuovere una solida cultura dell'integrità e della legalità, assicurando la piena consapevolezza sull'importanza del sistema di whistleblowing e sulle tutele offerte ai segnalanti.

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ALLEGATI

Modulo per la segnalazione anonima

Informativa sul trattamento dei dati personali

Decreto Legislativo